5 bước giúp chủ kinh doanh phối hợp làm thủ tục hải quan với dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước từ A-Z

Bạn là chủ kinh doanh? Bạn là chủ doanh nghiệp? Bạn đang sử dụng Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước (và ngược lại) để nhập hàng số lượng lớn về Việt Nam. Nếu bạn nghĩ là đã ủy thác mọi thử cho dịch vụ trung gian thì không cần phải lo gì hết là hiểu sai rồi đấy. Bạn cần phải phối hợp với Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước như Xanh Lơ trong việc cung cấp giấy tờ, làm thủ tục hải quan đầy đủ. Nó sẽ giúp Xanh Lo phối hợp thủ tục cũng như thông quan hàng hóa nhập khẩu dễ dàng hơn.

Dưới đây là các bước hướng dẫn phối hợp Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước (và ngược lại).

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số sẵn sàng giúp làm thủ tục hải quan cho Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước

Nếu bạn đã có sẵn chữ ký số thì bạn có thể bỏ qua bước này. Chữ ký số bạn sử dụng trong đăng ký các thủ tục hải quan, làm tờ khai hải quan cho các lô hàng tiếp theo.

Nếu chưa có, bạn nên đăng ký sử dụng Chữ ký số để làm các thủ tục nghiệp vụ doanh nghiệp. Để đăng ký làm Chữ ký số, bạn hãy đăng ký từ các nhà dịch vụ lớn như VNPT, Viettel, … Tiếp theo, bạn cần đăng ký chữ ký số mới với Tổng cục hải quan. Bạn đăng ký ngay trên hệ thống trực tuyến VNACCS, giúp đăng ký tờ khai hải quan dễ dàng.

Nếu chữ ký số của bạn đã hết hạn, có thể gia hạn lại nhanh chóng bằng cách cập nhật số sê-ri với Tổng cục hải quan. Sau đó 1 ngày, bạn đã có thể tiếp tục thực hiện các Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước, tự túc hoặc sử dụng dịch vụ trung gian.

Lưu ý, cả khi đăng ký mới hoặc cập nhật gia hạn Chữ ký số đều phải đợi sau 1 ngày. Vì bạn cần phải đợi hệ thống VNACCS cập nhật dữ liệu xong mới có thể sử dụng. Bạn có thể nhờ Dịch vụ vận chuyển quốc tế đang thuê hỗ trợ làm giúp khai báo hải quan. Còn không bạn có thể tự làm nhưng sẽ hơi mất thời gian.

Bước 2: Hỗ trợ thực hiện tờ khai hải quan nháp và tờ khai chính thức

Bước đầu tiên trong khai báo hồ sơ, thủ tục hải quan để nhập hàng nước ngoài về Việt Nam là làm tờ khai hải quan.

Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước có các dịch vụ trọn gói sẽ hỗ trợ bạn làm điều này. Tuy nhiên, bạn phải phối hợp với dịch vụ bạn thuê, như Xanh Lo chẳng hạn, cung cấp đầy đủ thông tin.

+ Thông tin về lô hàng: mã hàng, số lượng, chi tiết lô hàng là gì.

+ Mô tả hàng hóa, áp mã HS,...

+ Các chứng từ hợp lệ được chứng nhận gửi cho dịch vụ (là giấy tờ được scan hoặc file nháp)

Bạn nên nhờ tư vấn từ Dịch vụ nhập khẩu hàng nước ngoài để sớm bổ sung đủ chứng từ hợp lệ, đầy đủ. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa nước ngoài, Xanh Lo sẽ giúp bạn phát hiện và nhanh chóng điều chỉnh những chứng từ không hợp lý. Khi sai sót được phát hiện càng sớm, bạn càng dễ điều chỉnh trước khi làm thủ tục hải quan chính thức. Nếu để đến khi cán bộ hải quan phát hiện sai sót, bạn sẽ mất nhiều thời gian và cả phát sinh thêm chi phí để sửa chữa.

Bước 3: Chủ hàng phối hợp kiểm tra và hoàn thành tờ khai chính thức

Bên Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước không quyết định thay cho chủ doanh nghiệp, chủ hàng hóa để  tự lên tờ khai, sẽ sinh ra rất nhiều rủi ro khiến hàng hóa bị thất lạc, bị thất thoát, mất mát,... Vì vậy các chủ doanh nghiệp cần phối hợp để cung cấp đầy đủ thông tin để lên tờ khai chính xác. Khi dịch vụ đã hoàn tất tờ khai nháp sẽ đưa lại cho chủ hàng hóa để kiểm tra lần cuối, đảm bảo chính xác trước khi nhập tờ khai chính thức.

Nếu chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra thông tin trên tờ khai có gì phức tạp, hoặc đọc không hiểu cần phải liên hệ lại với Dịch vụ vận chuyển nước ngoài để hỗ trợ tư vấn. Bạn phải chắc chắn 100% các thông tin được khai báo trong tờ khai nháp phải chính xác hoàn toàn. Với bất kỳ thông tin sai nào thì chịu trách nhiệm sẽ thuộc về chủ doanh nghiệp, chủ hàng chứ không phải bên Dịch vụ.

Nếu bên dịch vụ khai báo thiếu, hoặc cần hỗ trợ thông tin thì bạn cần phải cung cấp nhanh chóng, giúp giảm thời gian làm thủ tục hải quan tối đa nhất. Sau khi đã hoàn tất tờ khai nháp, lúc này bạn sẽ thực hiện tờ khai chính xác, đăng ký với Tổng cục hải quan.

Lưu ý, cách sử dụng chữ ký số để khai tờ khai hải quan có hai cách:

1) Sử dụng phần mềm trình duyệt ký từ xa - EcusSign: thiết lập các thông số cần thiết trên này, có thể duyệt tờ khai với ký từng lần một, hoặc có thể duyệt và ký tự động. Bạn sẽ được đơn vị dịch vụ thuê hỗ trợ cài đặt phần mềm này.

2) Bạn ủy thác cho đơn vị dịch vụ: Gửi chữ ký số cho đơn vị dịch vụ, cùng với các chứng từ hợp lệ để Dịch vụ vận chuyển nước ngoài hỗ trợ từ A-Z. Lúc này, đơn vị dịch vụ sẽ cài đặt chữ ký số của bạn trong máy tính và tiến hành làm tờ khai thay bạn, bạn không cần phải ký chữ ký nào cả.

Bước 4: Gửi đủ bộ thủ tục hải quan bằng giấy cho Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước

Bạn có thể gửi hồ sơ hải quan bằng giấy đầy đủ cho bên Dịch vụ trước khi làm tờ khai hoặc sau khi làm tờ khai đều được. Bộ hồ sơ giấy này cần được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ để bộ phận xuất nhập khẩu làm thủ tục hải quan, giúp xuất - nhập hàng nhanh chóng.

A. Với từng lô hàng và mặt hàng cụ thể mà bạn có thể cung cấp các giấy tờ khác nhau, số lượng kê khai khác nhau. (Ví dụ: tờ khai xuất khẩu/ nhập khẩu, phương thức chuyển hàng hóa, tính chất, loại hàng hóa,...)

Xanh Lo ví dụ nếu bạn cần chuyển hàng hóa bằng đường biển, bạn cần phải chuẩn bị:

1) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

2) Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

3) Chi tiết đóng gói (Packing List)

4) Vận đơn (Bill of Lading)

5) Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

6) Giấy giới thiệu (bằng tiếng Việt, có thể tự in theo mẫu sẵn có trên mạng)…

Bạn cần phải biết rằng, tùy theo địa phương mà cách chứng nhận bản sao các tờ khai chính cũng khác nhau. Nên bạn cần liên hệ với địa phương để tìm hiểu cách chứng thực hồ sơ chính xác, đầy đủ và tránh gửi bổ sung nhiều lần.

B. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý:

+ Trong hồ sơ không bắt buộc phải nộp Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, nhưng bạn nên gửi thêm để bên dịch vụ dễ giải thích với cán bộ hải quan, khi cần.

+ Với hàng nhập khẩu có Vận đơn gốc, thì phải gửi cho đơn vị dịch vụ để họ nộp cho hãng tàu khi lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O).

+ Với hàng nhập khẩu theo điều kiện ExWork hoặc FOB, thì cần gửi thêm bản sao hóa đơn cước vận chuyển quốc tế.

+ Bạn có thể gửi chữ ký số cho bên dịch vụ trong bước này (nếu muốn).

Bước 5: Phối hợp với Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước để thông quan hải quan

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước sẽ thay bạn làm việc tại chi cục hải quan. Tùy theo phân luồng tờ khai sẽ có cách làm việc khác nhau:

+ Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục, và nộp thuế là xong.

+ Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy, nếu có gì nghi vấn sẽ yêu cầu giải thích, nếu giải thích mà vẫn bị nghi ngờ có gian lận thì có thể (cũng ít khi xảy ra) bị hải quan chuyển sang luồng Đỏ để kiểm tra hàng hóa trực tiếp. Với những sai sót hoặc còn thiếu thông tin, hải quan sẽ yêu cầu chỉnh sửa bổ sung hồ sơ, tờ khai... Một vài trường hợp có lỗi sai nghiêm trọng có thể dẫn tới bị xử phạt hành chính (có nhưng cũng ít gặp).

+ Luồng Đỏ: trước hết hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy với trình tự giống như với luồng Vàng (nêu trên). Sau đó, khi thấy hồ sơ hợp lệ, hải quan sẽ chuyển sang bộ phận kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa). Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, nếu cán bộ phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng... thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì giải quyết thông quan cho lô hàng.

*** Lưu ý:

Trong quá trình khai báo thủ tục hải quan, bạn còn phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, bạn có thể cập nhật các loại thuế cần đóng ngay tại dịch vụ bạn thuê. Nhân viên tư vấn sẽ hướng dẫn chi tiết các loại thuế và phí bạn cần phải đóng giúp thông quan dễ dàng.

Sau khi đã hoàn tất nộp thuế và tờ khai giúp thông quan hàng hóa, bạn chỉ cần đợi Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đi các nước hoàn tất phần thủ tục còn lại tại bộ phận giám sát hải quan. Bạn nếu cần nhập hàng thì đợi để lấy được hàng, còn nếu xuất hàng đi nước ngoài thì đợi để hàng hóa lên tàu/ máy bay. Lúc này bạn đã hoàn tất mọi thủ tục hải quan cũng như xong xuôi các bước để được vận chuyển hàng hóa đi các nước và ngược lại.

Nếu bạn cần mua hộ hàng hóa số lượng lớn từ nước ngoài về Việt Nam, chỉ cần sử dụng Dịch vụ nhập sỉ hàng nước ngoài tại Xanh Lơ. Chúng tôi sẽ hỗ trợ và tư vấn mọi quy trình cùng với phí dịch vụ ngay tại:

Hotline: 1900 636 707

Email: hotro@xanhlo.com

Địa chỉ văn phòng: 46 Nguyễn Thượng Hiền, Phường 1, Quận Gò Vấp, HCM